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La communication à distance : bien choisir ses outils

Mis à jour : mai 14

A l’heure où le télétravail est en vigueur et où le digital règne en maître, il devient primordial de bien choisir ses outils de communication à la fois pour faciliter les échanges et la collaboration mais aussi pour favoriser un meilleur équilibre vie pro / vie perso.


Nous avons à notre disposition de nombreux moyens pour collaborer : email, sms, applications de messagerie instantané (Messenger, WhatsApp, Slack, Azendoo), appel téléphonique, visioconférence, lettre manuscrite avec cachet de cire (la plus utilisée). Il faut les employer de manière pertinente en fonction de vos objectifs mais aussi faire attention aux caractéristiques et aux attentes liés à chaque mode de communication.



Au travail, dois-je privilégier le mail ou le SMS ?


Les deux ! L’email est recommandé lorsque vous avez besoin d’avoir un échange plutôt formel ou officiel entre vous et un ou plusieurs de vos collaborateurs. Le SMS est idéal pour la communication d’information en temps réel avec un seul destinataire, il sera généralement plutôt privilégié pour les collègues avec qui vous travaillez quotidiennement.


Attention à ne pas en abuser car le SMS est perçu comme plus personnel. Surtout qu’il est moins courant de couper son téléphone après sa journée de travail que de fermer sa boite mail. Le SMS peut être perçu de manière intrusive et être mal-interprété. C’est d’ailleurs en partie pour ces raisons que nombre de managers ou collaborateurs ont un téléphone professionnel, pour être sûr de ne pas être dérangé par leur travail lorsque le moment est malvenu.



Communiquez régulièrement avec vos collaborateurs




Il est important de parler régulièrement avec son manager pour montrer la progression de ses objectifs. Tout d’abord pour vérifier que l’on va dans la bonne direction et ensuite pour pouvoir poser nos questions et échanger sur le projet. Inversement, le manager doit être à l’écoute de son équipe et jouer un rôle de facilitateur et d’animateur qui passe par des échanges réguliers.


Appelez aussi régulièrement vos collègues pour faire le point. En télétravail, il est facile de se sentir seul et c’est normal. Au bureau, il y avait la traditionnelle pause-café pour discuter entre collègues, à midi vous pouviez manger ensemble, lorsque vous rentriez chez vous en fin de journée il était possible de partager un bout de trajet avec un ou plusieurs de vos collègues. Tout cela contribuait à créer du lien social.


Aujourd’hui tout cela n’est plus possible (ou est grandement limité) et cela impacte inéluctablement notre besoin social. Le fait de ne pas être proche de nos collègues nous encourage moins à discuter. Par exemple si vous êtes au bureau en face d’un collègue et que vous avez une remarque, vous êtes encouragé à lui parler de par sa présence physique; mais si vous avez une remarque ou une question et que vous êtes en télétravail, vous allez peut-être vous dire que ça ne vaut pas le coup de le déranger pour ça ou vous n’allez pas oser en parler.


Gardez à l’esprit que la qualité de la communication contribue en grande partie à l’efficacité des équipes en télétravail. Moins de communication ou plus de communication indirectes (appels ou messages) signifie aussi que la probabilité qu’il y ait un malentendu grandit : 55% de la communication passe par le non-verbal, c’est dire à quel point il est essentiel de se voir régulièrement, même à distance !



Femme en télétravail devant son ordinateur

85% des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur les actualités de l’entreprise - Étude Trade Press Services (2018)

Il est donc plus important que jamais de bien utiliser les outils de communication mis à votre disposition afin de communiquer efficacement et régulièrement en interne.



Quelques recommandations pour des échanges sains et constructifs en télétravail :


  • Echangez votre numéro de téléphone avec vos collègues proches, vous pourrez ainsi vous contacter facilement par message et surtout par téléphone, échanger de vive voix sera bien plus efficace et plus rapide que d’échanger par message.

  • Utilisez une plateforme de messagerie collaborative tel que Slack, vous pourrez échanger rapidement avec vos collègues et pourrez créer des salons spécifiques à certains sujets/projets en choisissant les personnes qui y auront accès. Un bon moyen de fluidifier la communication et d’échanger de manière collaborative tout en gardant des rapports formels.

  • Appelez votre/vos collègue.s au moins une fois par semaine pour faire le point ou tout simplement pour prendre de leurs nouvelles. En visioconférence c’est encore mieux (avez-vous pensé à programmer un e-café?). Si cela est nécessaire et/ou plus productif vous pouvez vous appeler tous les jours.

  • Suivez un planning, si les horaires de l’entreprise vous conviennent, tant mieux, mais sinon vous pouvez créer votre propre planning avec vos horaires de travail (avec l’accord de votre manager bien sûr), mais n’oubliez pas qu’en télétravail il est important d’avoir une heure de fin fixe, pour pouvoir passer en mode repos en fin de journée et être un pleine forme pour le lendemain. Coupez vos notifications ou vos appareils dédiés et donnez l’exemple en ne sollicitant pas votre équipe en dehors des horaires attendus.

  • Faîtes des pauses rien que pour vous pour éviter de communiquer les émotions négatives ou le stress aux autres !


Sources :


https://www.docendi.com/blog/3-conseils-pour-nourrir-la-communication-a-distance-en-periode-de-confinement/


https://steeple.com/blog/communication-interne/avantages-communication-interne


Serenity PausitiV

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